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いっきの「生き方」探求ブログ。ライフハックメモ、カイゼン日記。そして初心なんかの恥ずかしいメッセージ。さあ、人生を再発見しよう。

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iki0066|TaskChute での朝段取り。私のスタイルを解説します。

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TaskChuteを使っていると発生する朝イチでのタスク整理。皆さまはどのように画面を使っていますか?

おはようございます。
いっき(@ikkiTime)です。

TaskChuteはエクセルベースのツールだけあって、カスタマイズも、運用方法も、使う人によって十人十色になってしまいます。
それだけに、他の人の使いっぷりというのは、色々興味をひくところです。

なので、まず自分から少し自分の運用状況を紹介してみようと思います。

iki0062|時間見積もり付きデイリータスクリスト。タスク管理といっしょー毎日がご機嫌であるために。その3ー
で書いたような、「リマインダーにスケジューリングの材料を提供してもらう」ことを前提にしたタスク管理をしていますと、朝には割と大がかりにタスクの並び替え整理が発生します。

これが、ちょっと麻雀の“理牌”を連想させるな、なんて考える今日この頃です。

例として次の写真をご覧ください。
ちょうど、朝のメールチェックから新規タスクを切り出して、一通り並べ直したところです。

並べ替えに使っているHack達


マロ。さんの、「タスク毎の開始予想時刻の表示」


具体的なカスタマイズ方法としては、以下のブログ記事をご参照ください。

使いながら先が見える!TaskChute2に予測シミュレーションを追加しよう | たすかんOS

(※ Posteous のサービス終了にともない、一時閉鎖されていましたが、2013年7月18日にブログとして再開されました! 歓喜!)

マロさん(@maro_draft)は、豊富なExcel知識を生かしたTaskChuteカスタマイズや、ブラウザ版の独自開発などでじわりと知られるようになった方ですが、最近では私のお気に入りブログである「ファミリーマネジメントジャーナル (fmj)」の執筆メンバーもつとめられています。
上記で紹介した『再開ブログ』“たすかんOS” では、TaskChute記事だけでなく、考え方や捉え方についても書いていかれる予定のようです。期待度 大のブログですね!

さて。この機能を[T]カラムに入れて、各々のタスクがだいたい何時ごろ行われるかを確認しながらタスクの順序を調整するわけです。

まるで水か空気のように、便利かつ自然に使えるので、最近では使っているという感覚すらあまりありませんが、それくらい運用に馴染んでくれて、手放せなくなりつつあります。

古くは同じくマロ。さんのセクションごとの予想終了時刻の表示を使っていましたし、その後標準機能の見積シミュレーションもかなり便利に使っていたのですが。

自分『壁』の存在

さて、上の図を見ていただくと、タスク4本分ほど、[R],[S],[T]カラムのところまで、セルの色が続いている行があると思います。

実はTaskChuteは、標準ではModeによる色分けは終了時刻より右のカラムには延びていきません。そうすると右の方の行でどのタスクの行なのか、位置関係がそのままでは分かりにくいことがあります。
ただここではそれを逆手にとって、「時刻」が重要なこれらのタスクだけに色を付けて運用しています。
(手動で色をつけても、これらのカラム内では色が自動で修正されてしまうことはありません。
それにリピートタスクであれば、複製後の行にもその書式変更は引き継がれてくれます)

これらは、実施する時刻がほぼ決まっているアクションです。『昼休憩』が分かりやすいですね。

私は、業務時間全体を『一つの大きなスロット』というイメージで捉えていて、TascChuteも「その機能は、第一にタスクリストである」と思って使っています。

とにかく、やらなければならないこと全てを、緊急なもの、重要なものから、順番に、やれる限り、やっていくのです。
そうなると、予定や前日までの自分の気持ちとしては、「どんなタスクも忘れずに早い時間に仕上げたい」という発想になりますから、前半ほど多くのタスクが詰まっていることになります。

しかし、生物として、1日のリズムからは逃れられません。それを代表する存在がこれらの『壁』タスクです。多少の前後は十分ありえますが、『昼食』を「15時にとる」予定になっていても、その予定には意味がありません。

なので、そのような1日分のタスクを、毎朝それらの「壁と壁の間」に、適正量ずつ、配置していくことになります。

私の『壁』タスクの紹介

私の1日の中での時間帯のイメージはこんな感じになります。

午前中

テンション、注意力、頭の回転ともにもっとも高い

午後前半

眠くなる時期。会議も入りやすい。

午後後半

業務終了前の追い込み

この3分類が、自分にとって一番の基礎になります。
上記の壁は、視覚的にこれらの『仕切り』のような役割を果たしたいます。
順に見てみましょう。

前日をReview(愛でる)。

段取りタスクが一通り終わっていて、それでいて、実際のタスク処理に追い回される前の段階。
ここで私は前日分のTaskChuteを、サッと見返すことにしています。また、別のエクセルに記録だけをコピペする作業を同時にします。
(手作業なのでめんどくさいです。
ただ、色やカラム幅はそのまま使いたいですが、隠したいセルやマクロは付いてこなくていいので、手作業でやった方が好みどおりになりそうなので、そのようにしています)

この後の時間帯が、真の意味でもっとも集中して仕事をするべき時間帯ですね。

昼休憩

文字どおり昼休憩です。
午前中にタスクが詰まりすぎて、これが14時だとか15時になっても仕方がありません。
そうならないように並べなおします。

眠くなったら肩回し

私の場合、眠さのピークが15時ごろに大体来ます(それまでも、13時以降はそれなりに眠いですが)

その時間に、脳に酸素を送り込んだり、身体を暖めたりする意味で、これができるといいサイクルを生み出せます。

とはいえ、しばしばバッファーがわりに削られてしまうのですが……。

残業コール or お迎えDash!

業務を終了し、保育園のお迎えに駆けつけるのだ、という時刻を示すタスクです。
妻さんがお迎えに行けるとこになっていて、そのまま仕事を続けておきたい場合には、せめてメールを1本書こうね、という時間でもあります。
とは言え、本当は、お迎え後の時間帯は大人二人が揃って迎え撃ちたいところです。

並べ替えの段階で、ここから後ろに配置されるようなタスクは、翌日回し予備軍(今日の仕事が予定より早く進んだら、繰り上げないこともないけど)や、リマインダー的な項目が多いです。

これらの壁が何時になりそうか、を対象を絞って並べ替えを行うことで、その日一日のイメージが、しやすくなると思っています。

今日もありがとう。

ではまた、どこかで。


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