イキブロ

いっきの「生き方」探求ブログ。ライフハックメモ、カイゼン日記。そして初心なんかの恥ずかしいメッセージ。さあ、人生を再発見しよう。

iki0128|タスク管理ワークショップに参加してきました。タスクとプロジェクトは、各々どう分類すれば把握しやすくなるか?

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去る25日 (2013/08/25)に、マロさん(@maro_draft)の主催するワークショップに参加してきました!

たすかんワークショップ on Zusaar
たすかんワークショップ on Zusaar

おはようございます!
いっき(@ikkiTime)です。

先日、iki0127でも、ちらっと行動予告と意気込みを書いていましたが8月25日に、マロさんのタスク管理ワークショップに参加して、自分のタスクについて見つめ直してきました。

今日は、そのワークショップの内容の紹介と、私の感じた刺激やワクワクについて書きたいと思います!

参加者はこの5名


まずは主催者のマロさん(@maro_draft)。ブログは『たすかんOS

そして順不同で


そして、末席に私、いっきです。ブログはイキブロ。(言わんでええ)
という構成です。

それにしても、こうして見ると、皆さん若いです。
「タスク管理」というテーマは、仕事術のジャンルでもあるのに。
ふだん会社の会議や研修で、「おじさんを目にしている時間」の長い私には、新鮮に感じます。

やはり、「タスク管理」クラスタは、“人生を快適にする工夫” ことライフハックの中の 1テーマ、と言う方が実態に近いのでしょうね。

自分も、タスク管理の技術そのものについては未熟者ながらも、何か貢献的な発言をできないものか、とそわそわしてしまいました。

会場入り

場所は日本橋。喫茶室ルノアールの会議室。

当日、私はまさかの遅刻。

皆様とは初対面となるのに、なんたる失態。
あまりの動揺で、「あいにくの小雨模様」を、憂うつと感じる余裕すらありません。マロさんにDMを送り、必死で走り……。

しかし。
にも関わらず、当日、そんな私を皆様暖かく迎え入れてくださいました。
ありがとうございます。
そして、その節は申し訳ございませんでした。
この場を借りて、再度お詫び申し上げます。

(大手町駅の地下の広大さにやられていたのです。
目的の出口から会場までは確かに5分だったのですが、その出口にたどり着くまでに、案内標識を見ながら5分以上かかるとは……。

おそるべし、東京都心。
皆様は、お気をつけくださいますよう。
(いっきは都内在住です)  )

では、ここからは、当日話し合われた内容と、私が受け取った気付きや刺激について書いていきます。
項目に見出しを付けて抽出するとこんな感じ。

セミナー部分の内容メモ(概要)


■1. 「タスク達を管理する」時、意識にあること
  1-1. タスクの定義
  1-2. タスクの種類
  1-3. 今日しないタスクの在庫管理
■2. プロジェクトのハンドリングをどうする?
  2-1. 新規プロジェクトの種類
  2-2. プロジェクトレビュー
■3. 割り込みについて

これらの議題は、主催のマロさんの司会によって進行してます。
こうしてブログにするために見出しを付けてみると、ツイッターなどで時々提起されていたマロさんの課題意識と重なっているのだな、とよく分かります。

「タスク達を管理する」時、意識にあること


1-1. タスクの定義


終了条件をあらかじめ自分で決めておこう

例:業務報告書を上司に提出して、作り直し(不合格)を言い渡されたら、それは新しいタスクが始まるのか? それとも合格まで「報告書を作成する」というタスクが続くのか?

タスクにする段階では、終わり方が分かるようにしておく。また、タスク名が抽象的なままだと、いざやろうとした時に取りかかれないことにもなりやすい。

1-2. タスクの種類


*マロ流タスク分類
[実行日が決まっている/決まっていない]×[繰り返す/繰り返さない]という組み合わせで4分類してとらえるとよい。

⇒『アポイント』(決まっている×繰り返さない)が一番予定を動かしにくく、『アクション』(決まっていない×繰り返さない)は、隙間を縫って入れていくことになる。

「単発アクションは重要ではない」とまでは言われていませんでしたし、そうでない場合もあるとは思いますが、実際のところ『なんとか、日々の隙間にねじ込もう』という感じになるのは共感しますよね(笑)

1-3. 今日しないタスクの在庫管理


マロさんの場合、「in-box」→「長期計画表(プロジェクトリスト?)」→「TaskChute」と動かして実行する。

立て込んでくると、「TaskChute」上では大きなスロットをひと固まり記録しておき、「長期計画表」に放り込まれた『今日やること』を、直接消していくモードに入ることもある、とのこと。

2. プロジェクトのハンドリングをどうする?


2-1. 新規プロジェクトの種類


  1. 過去に同様のものをやったことがある
  2. 同様のものを実際にやったわけではないが、どんなものか知っている
  3. 知らない

1. は「レシピ」のある状態。ゴールも道程も見えている。
2. は「買物リスト」の状態。ところどころ見える場所があり、ゴールのイメージはつく。手探りで進む。
3. は、道程もゴールも見えない状態。手元しか見えない。『悩むことを始めます』と言う状態。

ここでマロさん、ドラクエ“1” の『たいまつ』状態のダンジョンの画面を見せる(笑)

ただ、「2.」や「3.」のようなプロジェクトであっても、情報を集めたり、経験を重ねることで、徐々に「1.」の状態に近づけていくことは大切。
確かに。

2-2. プロジェクトレビュー


方法の原理=[目的×状況]
という関数。

「方法」というのは、ゴールを達成するための手段、と考えれば、「プロジェクトの中におけるタスク」と似ている。
だから、プロジェクトの目的や状況が変われば、当然その価値も変動しておかしくない。
だから、プロジェクトレビューが大切。

マロ流:プロジェクトの『カルテ』
⇒未処理のタスクと、気付きのメモを並べて見られるようにしたもの

3. 割り込みについて


割り込まれればイラっとする、というのは、参加者にほぼ共通の見解でした(笑)

⇒精神面のケア
事実(状況)と主観(考え方)を分ける。
認知心理学の4カラムシート。
参考リンク:育児に認知行動療法を活用しよう (4) | ファミリーマネジメントジャーナル
(その他に、『ほっほい!』に関する言及も(笑)、マロさんからはありました)

⇒「割り込み」には、 (にも?)悪い面もいい面もある(新たな出会いのある状態)
『信頼』の証でもある。

タスクリストに《ルーチンが多い》状態とは

⇒ 「時間のエンゲル係数が高い
とのマロさんの見事な表現(笑)

固定支出が多くて、飛び入りのアクションを受け入れられなくなっている。

「このルーチン、ここまでの頻度がいるの?」
「そこまで健康を追求する必要があるの?」
といった、見直しが効果的。
あるある、という感じ。一同笑い、でした。

受け取った刺激


さて、ここからはその内容を聞いていて、いっき自身の「(おもにこれからの仕事での)タスク管理の『課題』だな」と思ったことなどを、2点ほど。

週時のレビュー


まず、この習慣を持っていく必要があるな、ということ。

というか、実質的にそれなしで回せているのが、不思議とも言える。

こんな運用は持っていたけれども。

Sorry! Please try later!

要するに、とりあえずTaskChuteに放り込んじゃうんですな。思いついたら。『結局は、自分がやらなきゃならなさそうなこと』を思いついた時は。

そして毎日、「先延ばし」にするなり、「タスク分解して、少しだけ手を付ける」かする。
なので、かなりたくさんのリマインダーが毎日灯っていますし、それをたくさん、明日へ先延ばしにします。

これでも回るのですが、これからはもうちょっと『予防的』に立ち回ることも求めてみよう。
そんな気になりました。

プロジェクトのレビュー


業務の最中に、そのプロジェクトについて気づいたことのメモと、プロジェクトについての進捗 (実行できたタスクの )を一覧しながら見られるといいですよ。
と言って、マロさんが見せてくれた手製のツール (上述の『カルテ』)は、本当にシンプルなもの。
(イメージとしては、《ノートの中央に縦線を引いて、片側にタスク、反対側にメモのリストが書いてある》ような状態。それをエクセルを使って読み込んでいる感じ)

「ツールを工夫すれば『自動化して超効率的』!」とはならないのだなぁ。

「気にかけてやる」ことこそが、大事なのかもしれませんね。(【あの】マロさんが言うのだから、そうなのだろうな)

感想のまとめ


というわけで、「タスクの意味あいがいつの間にか変わっている、ということを防ぐ週次レビュー」「長期目標の管理にプロジェクトレビュー」。

どちらも、手法としては言い古されているのかもしれません。
私も、何度か聞いていると思います。

それを今回、『よし、取り組もう!』と思ったのは、「こういうツールでこんなタイミングでこういうワークをやっています」という言葉の向こう側に、【こういうことを大切に思いながら、日常業務を回しています】という気配を感じられるという、直接話しを聞くことのメリットを受け取ったのかもしれません。

(実際には、『よし、取り組もう!』なんて威勢のいい決意ではなく、
「取り組むしか、ないよな。仕方が無いか」という、威勢の悪い決意なのですが。)

成果(物)は?


……、という刺激を受け取れて、大変有意義でした。
それに、終わった後も興奮状態がなかなか冷めなくて、後から後から元気が湧いていたりしました。

自分も、自分の角度からなりに発言をしましたけど、的を射ていたのかいなかったのか。
放った言葉のどれかが誰かに、刺激を与えてくれているといいな。

理想の一日のタスクリスト


トラブルがありまして。
当日、私の持参していたPCが不調で、目的のエクセルファイルにアクセスできず……。

なので、まだ作成しきれてはいませんが、少しずつすすめています。
これは、またいずれ。

謝辞


半日とは言え、子供二人を任されてくれた妻さん、ありがとう!

おかげで、有意義な時間を過ごせました。多謝!

今日もありがとう。

ではまた、どこかで。


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