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iki0107|仕事のメールは即返信すべきか否か?私がまだ定期確認に切り替えていない理由

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あなたは仕事のメールに即返信しますか? メールチェックの頻度はどれくらいですか?

おはようございます!
いっき(@ikkiTime)です。

社会人になって、最初に意識する仕事の“流儀”の一つに、「メールには即返信する」というのがあります。

ただ、これには「常に集中力を乱される」「受信時に流し読みしたものを、返信時に再度熟読しなければならなくなる」という欠点があります。

そのせいか、時間管理やモチベーション管理が大きなテーマになってくる、中級以上の仕事術では色々と再検討され、様々な提言がされています。

『いったい、どっちがいいわけ?!』
と、誰にともなく問いをぶつけたくなったこともあるのではないでしょうか。

今回は、両者の特徴を少しだけ整理した上で、私がなぜそうしているのかについても触れてみたいと思います。

メールのチェックと返信のタイミング


さて最初に覚える仕事の法則。『即返信』には、そもそもどんなメリットがあって、推奨されているのでしょうか。

私もまた、タスク管理に取り組み出してからそれなりになりますが、いまだに『即返信が基本』というスタイルで、しかもin-box ゼロもしていません。
これは、なんなのでしょうか。

メールへの即返信がには、大きなところで、次のような利点が考えられます。

  • 仕事がやりとりのリレーで構成されている場合。相手の相談事を放置すると、自分のところに “ネクストDraft”が戻ってくるのが、その分遅くなる
  • 相手が夜型で、自分が朝方の場合などに、相談に対する回答だけでも相手に出してあげると、相手は自分の活動時間外に、じっくりとネクストアクションに取り組める
  • 早い再エスカレーション(上長報告)が必要な場合に、初動が遅れない。

と、いうことなのだと思います。
(まあ、「忘れられているのかもしれない」「優柔不断なのかもしれない」という、余計な不安を相手にあたえなくてすむ、という理由もあるでしょうけど……)

私の場合、この『相手の業務を止めない』『組織内の情報の流れをせき止めない』という要素を大きく見ていて、このスタイルがいまだに抜けません。

ですので、相談を受けたり、指示を出したりすることの多い人は、読む頻度はともかくとして、返信を「直ぐに出しておく」仕事術を選ぶことで、全体の速度を加速させることができると思います。

また私の場合、ちょこちょこチェックすることが精神的に安定できるという面もあります。

メールとタスクのinboxがたまらない

私の場合、タスクのinboxが一度に溢れることのないように、少量ずつ前倒しで受信できると、精神的に楽になりやすいのです。

『緊急でしかも大きなタスク』が複数同時に入ったときに、「まあ、焦ったっていきなり峠には立てないし、それぞれのネクストアクションから、ぼちぼち行こうか」という開き直りがどうも苦手なところがあります。
全部を一度にやりたくなって、うまく先延ばしができなくなるのです。

タスク分解は苦手ではないのですが、かえって脳のそれぞれの部分が別々のタスクを、半自動的にタスク分解を始めてしまって、しかも簡単なタスク(2分未満などの)はその場で処理もしたくなって、収集がつかなくなるのですね。

その意味で、私はちょこちょこ情報を受信した方が楽なのだ、と自分なりに分析しています。

では、手法のデメリットの方は、どのように影響しているのでしょうか。
冒頭で、欠点として「集中力を乱される」「再読しなければならなくなる」ということを書きました

デメリットのヘッジ(私の場合)

私の場合、仕事の時間中、タスクとタスクの間ごと位にはメールチェックをしていることがあります。また、新着メールのポップアップもオフにしていません。

そうなると、作業中に何度も情報にカットインされることになりますが、それがそれほど負荷になっている気がしません。

もともと平行作業が得意

一つには、先ほど「脳がそれぞれ、半自動的に」動くという話をしましたが、ある範囲までは、論理的に物事を取り扱うのが得意なのでしょう。

それぞれが慣れた作業と簡単な割り込みの組み合わせなら問題はありませんし、多少込み入っても一次元タスクリストがあります(TaskChute)。
さらに「前の作業を机の上に広げたままにしておく」「一時メモに必要な脱線を書き留めておく」などを補助的に使えばたいていは解決できます。

安心するためだけに見ている時は集中力を割いていない

また、随時のチェックの際は判断負荷を無意識に減らしているということも考えられます。

これは、フィードを流し見しているときに近い感覚なのかもしれません。
「あ、どうでもいいのがまた来た」と思ったら、すぐに関心値は下がり、タスクリストの本道に意識が戻ります。

提言は? (まとめ)


こうして見ると、長所を選択する理由は「緊張しやすい自分の性格を抑えるため」で短所をヘッジできる理由も「不要な情報をバイパス処理できるから」という感じで、どちらも自分の特性に深く関わっている感じがします。

おそらく、こういった賛否両論ある方法というのは、「それぞれの人にとってのベスト」という側面が強いのでしょう。

ですので、もし今のままで、それなりに回っているのであれば、変えないままで自信をもってやる、というのもいいのではないかと思います。

今回書いたような、思考と実例が『あなた自身の冴えたやり方』を見つける一助となってくれれば幸いです。

今日もありがとう。

ではまた、どこかで。

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